Toda persona que trabaje por cuenta propia sabe que debe conservar las facturas durante un periodo mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción a efectos fiscales (6 a efectos mercantiles).
Pero una actividad económica genera más documentos que facturas. Lo normal es que tengamos contratos comerciales con proveedores de bienes o servicios, impresos de liquidación de impuestos, tasas… y también albaranes, más numerosos si nos dedicamos al comercio.
Definición de albarán
El albarán es un mero documento de entrega que luego se refleja en una factura.
En negocios tales como la hostelería o el comercio, suelen agruparse un determinado número de albaranes en una factura recapitulativa de todas esas entregas, realizadas durante el periodo de facturación.
Por lo tanto, cabe pensar que, si la información del albarán está contenida en la factura, conservarlo no tiene sentido.
Sin embargo, los albaranes sí son necesarios.
Requisitos para que un albarán sea válido
El contenido del albarán varía en función del país en que se emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que demuestran la existencia de la transacción:
– Lugar y fecha de emisión del albarán
– Código o número del documento.
– Datos identificativos del comprador y del vendedor.
– Domicilio del comprador y vendedor
– Lugar y fecha de entrega.
– Firma y sello del receptor de la mercancía.
– Cantidad y descripción de los productos.
– No es requisito indispensable especificar en el albarán el precio del producto, puesto que la función del albarán no es la de justificar el pago, para ello está la factura, sino la de justificar la entrega del producto o servicio.
Tipos de albarán
Dependiendo de los datos que refleje, el albarán puede ser:
– Albarán valorado: No suele ir acompañado de la factura, esta se hará posteriormente a la entrega del producto. Contiene el número de productos o servicio, el precio individual, descuentos, impuestos e importe total.
– Albarán no valorado: va acompañado de la factura y solo contiene datos que afectan a la descripción y cantidad
Usar un tipo de albarán u otro dependerá de la información que solicite el cliente o de la política de facturación que tenga el vendedor.
Los albaranes y la factura recapitulativa
Las facturas de compra se documentan con la información en ellos contenida.
Desde el momento en que se hace mención a un albarán en la factura, deberán conservarse ambos documentos debidamente anexados.
En la mayoría de la ocasiones, las facturas recapitulativas son un mero resumen de la información que contienen los albaranes, haciendo referencia en ellas a las fechas y números de albaranes que detallan las operaciones realizadas.
Pero también se dan casos en que las facturas detallan en un único documento la información de todas y cada una de esas operaciones.
En este caso sí es posible deshacerse de los albaranes ya que la información que éstos aportan ya está contenida en la propia factura.
Obligación de guardar los albaranes
La obligación de guardar los albaranes junto a las facturas, nace en el momento en que en dichas facturas se hace referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido.
Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, podemos conservar únicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes.
Hay que tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona.
No confundamos en la contabilidad ambos documentos.
Si recibimos una entrega de mercancías y nos dejan un albarán, debemos asegurarnos de que luego nos envían la factura. El albarán por sí solo no sirve para deducir impuesto alguno.